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Home-Office / Telearbeit – was ist bei der Einführung zu beachten?

Die COVID-19-Pandemie, die uns in den letzten Monaten beschäftigt hat, aktuell immer noch beschäftigt und noch einige Zeit beschäftigen wird, hat zu tiefgreifenden Veränderungen in der Gesellschaft und insbesondere in der Arbeitswelt geführt.

Innerhalb kürzester Zeit wurde aus den eigenen vier Wänden für viele Beschäftigte, die ihre Arbeit von Zuhause erledigen konnten oder sogar mussten, plötzlich ein Büro. Das, was in der Arbeitswelt bis zur Pandemie eher als Ausnahme galt, wurde über Nacht für viele Beschäftigte zur einzig möglichen Realität und der neuen Normalität. Nur so konnte die Arbeit noch erledigt werden, wenn die Präsenz am regulären Arbeitsplatz zur Verhinderung von Ansteckungen vermieden werden sollte.

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Frage, welche wichtigen (Problem-)Fragen im Zusammenhang mit Telearbeit oder Arbeit im Home-Office zu klären sind.

Viele Begriffe  – gleiche Bedeutung?

Die neue (alte) Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit außerhalb der regulären Arbeitsstätte erbringen, wird in der Umgangssprache meist ganz pauschal als Home-Office bezeichnet. Es gibt allerdings noch weitere Bezeichnungen: Home-Office, Heimarbeit, Tele- bzw. Fernarbeit, Mobilarbeit, mobile Telearbeit etc. Sind dies alles synonyme Begriffe oder gibt es hier doch wesentliche Unterschiede, die zu beachten sind?

In der Tat, gibt es diese Unterschiede. Daher werfen wir zunächst einen Blick auf die unterschiedlichen Begriffe und deren jeweilige Bedeutung.

Begriffsdefinitionen: Rechtswissenschaftlicher und gesetzlicher Ansatz

In der einschlägigen juristischen Literatur ist der Begriff „Home-Office“ eher selten zu finden. Stattdessen wird der Begriff „Telearbeit“ als Oberbegriff für verschiedene Formen der Arbeit verwendet, die nicht am regulären Arbeitsplatz eines Beschäftigten – auch ganz unabhängig von der eigenen Wohnung – erfolgt.

Das hat einen guten Grund. Der Begriff Telearbeit ist deutlich weiter gefasst als der umgangssprachlich genutzte Begriff Home-Office, weil Telearbeit nicht nur an den heimischen Arbeitsplatz gebunden ist und die weitere Differenzierung daher leichter erfolgen kann. Zudem gibt es im Gesetz im Gegensatz zum Begriff Home-Office eine Legaldefinition dessen, was ein Telearbeitsplatz im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ist. Diese Legaldefinition findet sich in § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und lautet wie folgt:

Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.

Differenziert wird die Telearbeit ansonsten in der juristischen Fachliteratur im Wesentlichen meist in folgende Arten, die dabei im Einzelnen wie folgt definiert werden:

  • Häusliche Telearbeit: Die Beschäftigten erbringen ihre Arbeitsleistung ausschließlich von zu Hause und haben keinen Arbeitsplatz (mehr) im Betrieb.
  • Satelliten-, Nachbarschaftsbüros bzw. Telecenter: Die Beschäftigten erbringen ihre Arbeitsleistung von einem gemeinsamen Arbeitsraum aus, der in der Nähe ihrer Wohnung liegt oder auch in einer Wohnung angesiedelt ist. Dabei ist es nicht zwingend die eigene Wohnung des/der Beschäftigten. Hierbei wird oft auch über das sog. Co-Working bzw. Ko-Arbeiten oder kollaboratives Arbeiten gesprochen. Wobei die zuletzt genannten Begriffe auch für selbständig ausgeübte Tätigkeiten verwendet werden.
  • Mobile Telearbeit: Die Beschäftigten erbringen ihre Arbeitsleistung mit Hilfe eines mobilen Arbeitsgeräts (z.B. Notebook, Tablet, Smartphone, etc.) von unterwegs oder von einem beliebigen Ort (z.B. Park oder Café) aus und liefern ihre Arbeitsergebnisse an den Arbeitgeber über Kommunikationsnetze wie das Internet per E-Mail, Cloudcomputing oder auch auf dem Postwege ab.
  • Alternierende Telearbeit: Die Beschäftigten arbeiten abwechselnd sowohl im Betrieb an ihrem regulären Arbeitsplatz als auch von einem anderen Ort aus (z.B. von ihrem zu Hause oder von einem beliebigen anderen Ort aus), so dass auch die mobile Telearbeit in Form der alternierenden Telearbeit ausgeübt werden kann.
  • Heimarbeit: Die Beschäftigten erbringen ihre Arbeit als Heimarbeiter i.S.d. § 2 Abs. 1 Heimarbeitsgesetz (HAG) an einer selbstgewählten Arbeitsstätte allein oder mit Familienangehörigen im Auftrag von Gewerbetreibenden oder Zwischenmeistern. Dabei sind die in Heimarbeit Beschäftigten nicht weisungsgebunden oder persönlich abhängig von ihrem Auftraggeber und somit keine Arbeitnehmer i.S.d. Arbeitsrechts, sondern „nur“ arbeitnehmerähnliche Personen. Wegen der wirtschaftlichen oder sozialen Schutzbedürftigkeit unterfallen die Heimarbeiter dem Schutz des HAG und zahlreicher anderen Gesetze (beispielsweise Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Mutterschutzgesetz, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz, Arbeitsplatzschutzgesetz, Arbeitsgerichtsgesetz, etc.).

Im weiteren Verlauf des Artikels nutzen wir also den Begriff Telearbeit statt Home-Office oder Heimarbeit.

Mit COVID-19 musste es in vielen Fällen schnell gehen

Bereits seit Jahren wird Telearbeit in den Unternehmen durchgeführt, allerdings meist nur in geringem Umfang und als Sondervereinbarung. Häufig gab es die Möglichkeit die Arbeitsleistung als Telearbeit zu erbringen aber nur zusätzlich zum Arbeitsplatz im Unternehmen. Die Präsenz vor Ort – zumindest zu einem großen Teil der Arbeitszeit – wurde vielfach als unabdingbar angesehen. Mit der COVID-19-Pandemie musste es nun sehr schnell gehen. Telearbeit wurde quasi über Nacht großflächig eingeführt. Dies führte einerseits zu technischen Herausforderungen, da die Infrastrukturen der Unternehmen für die Arbeit außerhalb der Räume des Unternehmens durch eine so große Anzahl an Personen überhaupt nicht ausgelegt waren. Darüber hinaus stellten sich zahlreiche organisatorische und rechtliche Fragen, insbesondere zum Datenschutz, was bei Einsatz von Telearbeit zu beachten ist.

Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben sind bei Telearbeit zu beachten?

Im Prinzip ist es ganz einfach: Es sind die selben Vorgaben zu beachten, wie auch bei der Arbeit in den Räumen des Unternehmens. Lediglich die konkrete Umsetzung dieser Vorgaben weicht aufgrund der anderen Arbeitsumgebung davon ab.

So sind zunächst alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zu ergreifen. Diese können sich aber erheblich von den notwendigen Maßnahmen im Unternehmen unterscheiden. Während beispielsweise die Zutrittskontrolle im Unternehmen häufig durch elektronische Schließanlagen, Wachschutz, Videoüberwachung sichergestellt wird, fehlen diese Maßnahmen in der Regel bei der Telearbeit. Die Sicherheit muss also durch andere Maßnahmen gewährleistet werden. Hier kommt zum Beispiel eine verstärkte Zugangskontrolle in Frage. Wird bei der Telearbeit mit gut geschützten und verschlüsselten Endgeräten gearbeitet, die automatisch nach kurzer Zeit der Inaktivität automatisch gesperrt werden, dann kann damit die im Privathaushalt deutlich schwächer ausgestaltete Zutrittskontrolle recht wirksam kompensiert werden.

Vieles wird auch durch strikte und klar formulierte Arbeitsanweisungen zu regeln sein. Wer denkt bei Einführung der Telearbeit schon daran, dass sich im Umfeld des häuslichen Arbeitsplatzes ein digitaler Sprachassistent (z.B. Alexa, Siri, Google) befinden kann, der alle geführten Gespräche mithört? Hier genügt es nicht, darauf zu vertrauen, dass die Beschäftigten verantwortungsvoll mit der Telearbeit umgehen werden. In Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist festgelegt, dass der gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortliche für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich ist, und diese Einhaltung nachweisen können muss. Für die Verarbeitung Verantwortlicher ist selbstverständlich auch bei Telearbeit der Arbeitgeber.

Gegebenenfalls muss sich der Arbeitgeber also auch Kontrollrechte einräumen lassen hinsichtlich der Sicherheit der Verarbeitung bei der Telearbeit. Selbstverständlich muss dies nicht zwingend ein Besuchs- oder sogar ein Inspektionsrecht in den privaten Räumlichkeiten der Beschäftigten sein. Hier sind auch andere Maßnahmen, wie beispielsweise Befragungen der Beschäftigten denkbar.

Wie kann die Vereinbarung zur Telearbeit erfolgen?

Bei Regelungen zur Telearbeit geht es insbesondere um folgende Fragen:

  • Kann der Arbeitgeber die Telearbeit einseitig anordnen? Muss hierzu eventuell eine Vereinbarung mit den Beschäftigten geschlossen werden? Gibt es auch andere Lösungswege?
  • Was ist bei einer solchen Vereinbarung zu beachten?
  • Besteht seitens der Beschäftigten ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf einen Telearbeitsplatz?
  • Werden Einwilligungserklärungen benötigt und wenn ja, von wem, wofür und in welcher Form?
  • Kann eine zunächst ungeregelte Telearbeit nachträglich wirksam geregelt werden?
  • Was gilt, wenn die Beschäftigten im Rahmen der Telearbeit eigene Infrastruktur oder Geräte einsetzen?

Anordnung von Telearbeit per Direktionsrecht?

Zunächst ist die Frage zu klären, ob der Arbeitgeber die Telearbeit einfach per Dekret anordnen kann. Denn das Weisungs- und Direktionsrecht des Arbeitgebers erlaubt gemäß § 106 Gewerbeordnung (GewO) den Inhalt, den Ort und die Zeit der Arbeitsleistung „nach billigem Ermessen“ festzulegen, soweit „diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind“.

Hierbei ist zu beachten, dass mangels einer arbeitsvertraglichen Regelung oder der Unmöglichkeit der Bestimmung des Arbeitsorts aus der Natur des Arbeitsverhältnisses heraus der Leistungsort grundsätzlich die Betriebsstätte des Arbeitgebers ist, so dass der Arbeitgeber in der Festlegung des Arbeitsorts nur insofern frei ist, als dass es keinen fest vereinbarten Arbeitsplatz gibt oder der Arbeitsvertrag eine Umsetzungs- bzw. Versetzungsklausel enthält. Befindet sich dabei unter den unterschiedlichen Arbeitsorten eines Arbeitnehmers auch der Betrieb des Arbeitgebers, ist die Anordnung des Telearbeitsplatzes in welcher Form auch immer ausgeschlossen.

(Hierzu vgl. Becker in: Kittner/Zwanziger/Deinert/Heuschmid (Hrsg.), Arbeitsrecht, Handbuch für die Praxis, 9., überarbeitete und aktualisierte Aufl. 2017, § 118 Rn. 19 mit weiteren Nachweisen.)

Das heißt, dass die Versetzung von Beschäftigten an einen Telearbeitsplatz, sei es in seine eigene Wohnung oder einen anderen Ort, durch das Direktionsrecht des Arbeitgebers regelmäßig nicht ohne eine Änderung des Arbeitsvertrags möglich wäre.

Dies ergibt sich schon daraus, dass der Arbeitgeber sich gegebenenfalls Kontrollrechte hinsichtlich des Telearbeitsplatzes einräumen lassen muss. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber selbst als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig ist. Teilweise verlangen dann sogar dessen Auftraggeber ein Kontrollrecht der Telearbeitsplätze. Natürlich kann der Arbeitgeber solch weitreichende Einschränkungen von Grundrechten, wie dem auf Unverletzlichkeit der Wohnung, nicht einseitig beschneiden.

Welche Vereinbarungen müssen mit den Beschäftigten geschlossen werden und wie?

Wenn ein Telearbeitsplatz also nicht arbeitsvertraglich vereinbart ist, muss mit den jeweiligen Beschäftigten eine Telearbeit-Vereinbarung geschlossen werden. Hierzu sind eventuell vorgesehene Kontrollrechte seitens des Arbeitgebers in die schriftliche Telearbeit-Vereinbarung mit den betroffenen Beschäftigten ausdrücklich einzubeziehen.

Soweit eine Betriebsvereinbarung die Telearbeit in einem Unternehmen regeln soll, müssten die Kontrollrechte zugunsten des Arbeitgebers in die Betriebsvereinbarung ausdrücklich einbezogen werden. Zu beachten ist, dass die Betriebsvereinbarung hierbei nur die Art der Kontrollrechte regeln kann (also das „wie“). Hinsichtlich des „Ob“ ist es notwendig, dass die Beschäftigten sich in Bezug auf die Einschränkungen der Unverletzlichkeit der Wohnung sowie mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang freiwillig einverstanden erklären (Einwilligungserklärung gemäß Art. 7 DS-GVO).

Besteht seitens der Beschäftigten ein Anspruch auf einen Telearbeitsplatz?

Ein gesetzlicher Anspruch auf Gewährung eines Telearbeitsplatzes besteht zurzeit nicht, allerdings gibt es aktuell Bestrebungen, einen solchen gesetzlichen Anspruch für Arbeitnehmer einzuführen. (Hierzu vgl. z.B.: https://www.zeit.de/arbeit/2020-04/hubertus-heil-homeoffice-gesetz-corona-wahlmoeglichkeit oder https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/news/heil-wird-beim-anspruch-auf-homeoffice-konkret-so-reagieren-die-kritiker.html)

Wird eine Einwilligungserklärung benötigt und wenn ja, von wem und wofür?

Soweit ein Telearbeitsplatz eingeführt bzw. vereinbart wird, ist es wichtig nicht nur die Einwilligung der Beschäftigten in die Einräumung der Kontrollrechte einzuholen, wenn die Telearbeit im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt werden soll, sondern auch dann, wenn die Telearbeit im Rahmen einer Telearbeit-Vereinbarung vereinbart werden soll. Kann die Durchführung solcher Kontrollen nicht auf andere Rechtsgrundlagen gestützt werden – was zumindest bei vor-Ort-Kontrollen nicht der Fall ist, dann ist eine separate Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Kontrollen einzuholen.

Eine solche Einwilligungserklärung wäre auch von Mitbewohnern der Beschäftigten einzuholen. Hierbei ist zu beachten, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitbewohner erst erfolgen darf, wenn diese durch den Verantwortlichen über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Artt. 13 und gegebenenfalls 14 DSGVO  informiert wurden.

Ist nachträgliche Regelung der zunächst ungeregelten Telearbeit möglich?

Eine nachträgliche Regelung der Telearbeit ist durchaus möglich, allerdings ist dabei zu beachten, dass unter dem Gesichtspunkt der betrieblichen Übung ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf Gewährung eines Telearbeitsplatzes entstanden sein könnte. Ob das im Einzelfall der Fall ist, müsste jeweils separat geprüft werden.

Was gilt beim Einsatz eigener Geräte und der Infrastruktur des Beschäftigten?

Soweit private Geräte oder Infrastruktur von Beschäftigten zur Erbringung der Arbeitsleistung (mit-)benutzt werden sollen, muss zusätzlich zu der Telearbeit-Vereinbarung eine Vereinbarung zur dienstlichen Nutzung privater Kommunikationsmittel (bekannt unter der Abkürzung BYOD – engl. „Bring your own device“, „Nutze dein eigenes Gerät“) mit den betroffenen Beschäftigten geschlossen werden. Regelungen bezüglich der Nutzung der einzelnen Kommunikationsmittel können dabei entweder in der BYOD-Vereinbarung selbst, oder entsprechend der Telearbeits-Richtlinie, in einer BYOD-Richtlinie geregelt werden. Soweit BYOD nicht zum Einsatz kommt, muss auch keine BYOD-Vereinbarung geschlossen werden.

Was ist noch zu beachten?

Durchführung von auf die Telearbeitssituation angepassten Schulungsmaßnahmen

Es ist erforderlich, dass die Beschäftigten, die ihre Arbeitsleistung in Telearbeit erbringen, entsprechend geschult werden. Eine Schulung ist dabei nicht zwingend in Form einer Präsenzschulung durchzuführen. Sie ist auch in Form einer auf die Datenschutz-Anforderungen im Fall eines Telearbeits-Platzes angepassten Online-Schulung oder einer Broschüre möglich.

Einbeziehung des Betriebs- bzw. des Personalrates

Soweit in einem Unternehmen ein Betriebs bzw. Personalrat vorhanden ist, ist dieser bei der Einführung von Telearbeit aufgrund seiner Mitbestimmungsrechte aus § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bzw. § 75 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) – zum Beispiel aus § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG hinsichtlich des Beginns und des Endes der täglichen Arbeitszeit oder aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinsichtlich der Verhaltens- und Leistungsüberwachung im Zusammenhang mit der DV-Nutzung – zu beteiligen.

Fazit

Bei der Einführung von Telearbeit sind unterschiedliche rechtliche und organisatorische Vorgaben zu beachten.

Werden die Telearbeit nicht geregelt, die Beschäftigten nicht entsprechend geschult und damit Sicherheitsrisiken in Kauf genommen, bestehen erhebliche Risiken. Insbesondere bei Datenpannen durch mangelnde Umsetzung der Telearbeit im Unternehmen sind damit einhergehende Bußgelder vorprogrammiert – vom Imageschaden ganz zu schweigen.

Wird die Telearbeit jedoch praxisgerecht geregelt, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen und die Beschäftigten für die Verarbeitung geschäftlicher sowie personenbezogener Daten am Tele-Arbeitsplatz sensibilisiert, so kann Telearbeit einen großen Mehrwert für alle Beteiligten bieten. Ein Unternehmen kann seine Kosten senken (z.B. durch Einsparungen bei der Anmietung der Räumlichkeiten) und gleichzeitig die Vertrauenskultur im Unternehmen stärken. Für die Beschäftigten kann die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was aus Sicht des Datenschutzes bei der Einführung und Durchführung von Telearbeit zu beachten ist.  Soweit Sie in diesem Zusammenhang Formulare oder Muster benötigen, beispielsweise um Vereinbarungen mit Ihren Beschäftigten abzuschließen, eine entsprechende Telearbeits-Richtlinie oder die erforderlichen Einwilligungserklärungen zu gestalten, unterstützen wir Sie gerne. Sprechen Sie uns einfach darauf an!


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