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Der Betriebsrat und der Datenschutz – was geht, was nicht?

In zahlreichen Unternehmen in Deutschland existiert ein Betriebsrat. Dieser ist vom Gesetzgeber vorgesehen als Vertretung der Beschäftigten. Seine Rechte und Pflichten sind im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) umfassend geregelt. Um für angemessene Arbeitsbedingungen, für Gleichbehandlung und Gerechtigkeit sowie auch für die Stärkung und Durchsetzung von Ansprüchen einzelner Beschäftigter hat der Betriebsrat weitreichende Informations- und Einsichtsrechte in Akten und Unterlagen.

Was darf der Betriebsrat sehen?

Häufig kommt es allerdings zu Differenzen in der Ansicht, welche Informationen der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Verfügung stellen darf, welche er zur Verfügung stellen muss und wo das Einsichtsrecht des Betriebsrats endet. Auch soll es schon vorgekommen sein, dass Beschäftigte ausdrücklich verlangt haben, den Betriebsrat bei bestimmten Themen „außen vor“ zu lassen. Aber selbst hierfür gibt es Grenzen. Die folgenden Abschnitte stellen einen Ausschnitt der Themenbereiche dar, bei denen es immer wieder zu Differenzen kommt.

Gehaltslisten

Ganz klar: Der Betriebsrat ist bei vielen Maßnahmen zu beteiligen. Aber was darf er eigentlich sehen? Immerhin soll er dafür sorgen, dass beispielsweise das Gehalt einer neu eingestellten Person in das Gehaltsgefüge passt. Manche Arbeitgeber vertreten die Ansicht, dass der Betriebsrat aus Datenschutzgründen keinen (personenbezogenen) Einblick in die Gehälter erhalten darf. Vielmehr wird die Ansicht vertreten, dass ein „Gehaltskorridor“ bestehend aus maximalem und minimalem Gehalt sowie einem Durchschnittswert ausreichend sei. Das Gesetz sieht in § 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG allerdings explizit vor, dass der Betriebsrat über die Gehälter im Detail informiert werden muss:

Dem Betriebsrat sind auf Verlangen jederzeit die zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen; in diesem Rahmen ist der Betriebsausschuss oder ein nach § 28 gebildeter Ausschuss berechtigt, in die Listen über die Bruttolöhne und -gehälter Einblick zu nehmen.

Wichtig ist hier der Begriff „Einblick nehmen“. Es mag haarspalterisch klingen, aber der Betriebsrat darf bei der Personalabteilung die Listen (seien sie papierhaft oder elektronisch) einsehen. Er hat jedoch kein Anrecht darauf, dass ihm diese Listen ausgehändigt oder übermittelt werden. Er darf diese Listen nicht erhalten; er hat nur ein Einsichtsrecht.

Personelle Einzelmaßnahmen

Personelle Einzelmaßnahmen umfassen neben den oben bereits erwähnten Neueinstellungen auch Ein-, bzw. Umgruppierungen, Versetzungen und vieles Weitere. Auch diese Entscheidungen unterliegen der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats. Das bedeutet, er ist im Vorfeld in die Entscheidung einzubeziehen und er kann seine Zustimmung in begründeten Fällen verweigern. Um über die Zustimmung entscheiden zu können, sind ihm alle notwendigen Unterlagen vorzulegen und Informationen über die betroffene Person zu geben. Die etwas schwammigen Begriffe „Unterlagen vorlegen“ und „Informationen geben“ entstammen dem Gesetzestext in § 99 Abs. 1 BetrVG.

Aus dem sprachlichen Unterschied zu „Einsicht nehmen“ ist zu schließen, dass hier eine Übergabe durchaus erfolgen darf. Allerdings hat sich auch der Betriebsrat an die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu halten und ist daher verpflichtet, die Unterlagen und Informationen wieder zu löschen, sobald die Entscheidung getroffen wurde und sie nicht mehr benötigt werden.

Aus diesem Grund empfehlen wir stets, solche Unterlagen und Informationen nicht per E-Mail an den Betriebsrat zu übermitteln. Jede versandte E-Mail beinhaltet letztlich eine Kopie der Daten und landet potenziell in Datensicherungen oder Archivsystemen. Selbst wenn die Postfächer des Betriebsrats von einer automatischen Archivierung ausgenommen sein sollten, wird die E-Mail immer noch beim Versender archiviert. Es ist also fast unmöglich, die Daten nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, wenn sie per E-Mail versandt wurden. Daher sind in solchen Verfahren die Weitergabe in Papierform oder ein zentrales System, aus dem die Unterlagen abgerufen werden können, gegenüber dem Versand per E-Mail vorzuziehen.

Betriebliches Eingliederungsmanagement

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (kurz BEM) ist eine bei vielen Arbeitgebern vernachlässigte Pflicht. Es wird in § 84 Abs. 2 SGB IX eingeführt. Stark vereinfacht besagt es, dass Arbeitnehmer, die innerhalb von 12 Monaten aufaddiert (also nicht zwingend zusammenhängend) mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, durch den Arbeitgeber zu unterstützen sind. Die Maßnahme ist für den Arbeitnehmer hingegen freiwillig. Er ist während der gesamten Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements stets der „Herr des Verfahrens“. Der Betriebsrat kann am Verfahren beteiligt werden, sofern der Arbeitnehmer zustimmt. Lehnt der Arbeitnehmer die Beteiligung des Betriebsrats ab, so bleibt dieser bei dem konkreten Verfahren auen vor.

Allerdings wurde vom wurde vom Bundesarbeitsgericht im Beschluss vom 7.2.2012, AZ: 1 ABR 46/10 entschieden, dass der Betriebsrat regelmäßig die Listen der vom BEM betroffenen Arbeitnehmer zu erhalten hat. Nach Ansicht des Gerichts benötigt der Betriebsrat diese Informationen, um seine Kontrollbefugnisse gegenüber dem Arbeitgeber auszuüben. Ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse der Arbeitnehmer steht dem nach Ansicht des Gerichts nicht entgegen.

Sofern der Betriebsrat an der Durchführung eines konkreten BEM beteiligt wird, erhält er unter Umständen im Verlauf des Verfahrens eine große Anzahl an personenbezogenen Daten. Da sich das BEM im Umfeld der Arbeitsunfähigkeit abspielt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass darunter besondere Arten personenbezogener Daten gem. § 3 Abs. 9 BDSG sind, hoch. Die Daten sind grundsätzlich getrennt von sonstigen Betriebsratsunterlagen zu verwahren. Es ist sicherzustellen, dass andere Betriebsratsmitglieder keinen Zugriff auf die Informationen haben. Und natürlich sind nach Abschluss (oder bei Abbruch) des BEM die Daten wieder zu löschen und persönliche Aufzeichnungen zu vernichten. An dieser Stelle auch noch der Hinweis: Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, das BEM anzubieten und hat daher verständlicher Weise auch ein Interesse, die ordnungsgemäße Durchführung nachzuweisen. Hierfür benötigt er allerdings keine Details, sondern lediglich eine „Prozessdokumentation“, mit der er nachweisen kann, dass die wesentlichen Schritte durchlaufen und adäquate Maßnahmen getroffen wurden, bzw. dass das BEM auf Wunsch der betroffenen Person abgebrochen wurde.

Ein gut geplanter BEM-Prozess sieht unseres Erachtens demnach vor, dass bereits die Ermittlung, wer BEM-anspruchsberechtigt ist unter Beteiligung des Betriebsrats erfolgt. Der Betriebsrat erhält also unter Umständen bereits in regelmäßigen Intervallen mehrfach pro Jahr Informationen zu den Krankheitszeiten der Beschäftigten. Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Ermittlung möglichst automatisiert erfolgt und als Ergebnis nur die anspruchsberechtigten Personen „ausgeworfen“ werden. Die genaue Anzahl der arbeitsunfähigen Tage oder etwa Namen von Mitarbeitern, die sich der Grenze von 60 Tagen nähern ist für das Verfahren nicht nötig. Daher dürfen diese Informationen auch nicht an den Betriebsrat weitergegeben werden.

„Disclaimer“

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel umfasst nicht alle Aspekte der Betriebsratstätigkeit und -beteiligung und kann eine ausführliche, einzelfallbezogene Beratung nicht ersetzen.

Sind Sie unsicher, welche Informationen an den Betriebsrat gegeben werden dürfen? Gründen Sie vielleicht gerade einen Betriebsrat und möchten in Sachen Datenschutz alles von Anfang an richtig machen? Wir unterstützen Sie gerne.