Auskunft nach Art. 15 DSGVO – was ist eine Kopie?

Das Bundesverwaltungsgericht (BVerwG) hat ein anhängiges Beschwerdeverfahren ausgesetzt und dem EuGH Fragen zur Vorabentscheidung vorgelegt. Dabei geht es um die Auslegung von Art. 15 Abs. 3 DSGVO in Bezug auf den Begriff „Kopie“. Diese auf den ersten Blick kleinlich oder detailverliebt wirkende Frage („Was ist eine Kopie?“) stellt sich in letzter Zeit leider immer häufiger. Hintergrund ist, dass Art. 15 Abs. 3 DSGVO den betroffenen Personen das Recht auf „eine Kopie der zu ihrer Person verarbeiteten Daten“ zuspricht. Was genau unter einer Kopie zu verstehen ist, wird allerdings nicht definiert. Nun werden ja nicht nur Daten in Datenbanken verarbeitet, sondern auch unterschiedlichste Dokumenttypen vom Brief auf Papier über Notizzettel, Tabellenkalkulationsdateien bis hin zu E-Mails und sonstigen Textdokumenten. Wie sieht nun eine solche Kopie aus? Was muss zur Verfügung gestellt werden und was vielleicht auch nicht?

Der Fall ist also beim EuGH gelandet. Im schriftlichen Verfahren konnten alle Parteien des Ausgangsverfahrens sowie die Mitgliedstaaten und die Europäische Kommission Stellung nehmen. Generalanwalt Pitruzzella hat in seinen Schlussanträgen dargelegt, wie Art. 15 Abs. 3 DSGVO im Hinblick auf den Begriff „Kopie“ auszulegen ist.

Welcher Sachverhalt dem Verfahren zugrunde liegt

Der Beschwerdeführer beantragte Auskunft von einem Unternehmen, das ihn betreffende Daten verarbeitete. Insbesondere verlangte er Kopien dieser Daten in einem gängigen Format. Das Unternehmen erteilte die Auskunft, aber es fehlten Unterlagen wie E-Mails oder Auszüge aus Datenbanken. Der Beschwerdeführer legte daraufhin Beschwerde bei der für ihn zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde ein.

Diese wies die Beschwerde mit der Begründung zurück, dass das Unternehmen das Auskunftsrecht des Beschwerdeführers über seine personenbezogenen Daten nicht verletzt habe. Der Beschwerdeführer wandte sich daraufhin an das Gericht, welches unsicher war, wie der Begriff „Kopie“ im Sinne von Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO auszulegen ist. Bei dieser Auslegung sind neben dem reinen Wortlaut der Vorschrift auch der Kontext und die Ziele zu berücksichtigen, die mit der Regelung, zu der sie gehört, verfolgt werden.

Welche Bedeutung hat dieser Schlussantrag für den Begriff “Kopie”?

Auf Basis der Stellungnahmen aller Parteien des Ausgangsverfahrens, der Mitgliedstaaten und der Europäischen Kommission, erstellt der Generalanwalt eine Art Rechtsgutachten, die sogenannten Schlussanträge. Der EuGH ist an diese Empfehlungen nicht gebunden, erfahrungsgemäß folgt er ihnen jedoch in der Mehrheit der Fälle.

Der Generalanwalt räumt hierbei ein, dass die Datenschutz-Grundverordnung keine Definition des Begriffs „Kopie“ enthält und daher sowohl die Rechtsprechung als auch der allgemeine Sprachgebrauch bei der Auslegung zu berücksichtigen seien.

Darüber hinaus stellt er fest, dass Art. 15 Abs. 3 DSGVO jeder betroffenen Person das Recht gewährt, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu verlangen. Er fügt hinzu, dass diese Kopie als wahrheitsgetreue Wiedergabe der angeforderten personenbezogenen Daten in verständlicher Form zu verstehen sei. Die Kopie muss in einer konkreten und dauerhaften Form zur Verfügung gestellt werden, die es der betroffenen Person ermöglicht, ihr Recht auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten wirksam auszuüben. Zu diesem Zweck muss die betroffene Person vollständige Kenntnis von allen sie betreffenden personenbezogenen Daten haben, die Gegenstand der Verarbeitung sind, einschließlich zusätzlicher Daten, die möglicherweise nach der ursprünglichen Verarbeitung generiert werden oder wurden. Nur so kann sie die Richtigkeit der Daten überprüfen und sich von der Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung überzeugen und gegebenenfalls weitere Rechte aus der DSGVO wahrnehmen.

Die genaue Form der Kopie richtet sich gemäß der Aussage Pitruzzellas nach den Umständen des Einzelfalls, insbesondere nach der Art der personenbezogenen Daten, über die Auskunft verlangt wird, und nach den Bedürfnissen der betroffenen Person.

Art. 15 DSGVO verleihe der betroffenen Person jedoch kein allgemeines Recht auf eine vollständige oder teilweise Kopie des Dokuments, das ihre personenbezogenen Daten enthält, oder auf einen Auszug aus einer Datenbank.

Die Bestimmung schließt nach Ansicht Pitruzzellas jedoch nicht aus, dass der betroffenen Person Teile von Dokumenten oder ganze Dokumente oder Auszüge aus Datenbanken zur Verfügung gestellt werden, wenn dies erforderlich ist, um das vollständige Verständnis der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die Gegenstand der Verarbeitung sind und zu denen Auskunft verlangt wird.

Generalanwalt Pitruzzella hat in seinen Schlussanträgen in der Rechtssache „C-468/18“ klargestellt, dass die Definition des Begriffs „Kopie“ in Art. 15 Abs. 3 DSGVO nicht auf digitalisierte Kopien beschränkt ist. Vielmehr umfasse der Begriff auch Kopien von anderen physischen Datenträgern, sofern diese zur Erfüllung der nach der DSGVO erforderlichen Zwecke erforderlich seien. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten, die auf einem physischen Datenträger gespeichert sind, auch auf einen anderen physischen Datenträger kopiert werden dürfen, ohne dass dies eine Verletzung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung darstellt. Leider trifft Pitruzzella keine konkrete Aussage dazu, inwiefern vollständige Unterlagen, Dokumente oder E-Mails als 1:1-Abbild im Rahmen einer Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO und sonstige Dokumente herauszugeben sind. Stattdessen stellt er fest, dass es auf den Einzelfall ankomme. Hier ist also das Urteil des EuGH abzuwarten, in der Hoffnung, dass dieser sich konkreter äußert.

Mit einem Urteil ist in der Regel 4 bis 6 Monate nach den Schlussanträgen zu rechnen.