Weihnachtsfeiern und der Datenschutz

Es ist Mitte Oktober, Weihnachten rennt förmlich wieder auf uns zu und wir sind uns sicher einig: Da sein wird es trotzdem wieder plötzlich und völlig unerwartet. Dennoch – jetzt beginnt die Zeit der Weihnachtsfeiern. Und wie auf allen Firmenveranstaltungen lauern die Datenschutz-Fallen natürlich auch hier.

Zur Weihnachtsfeier richtig einladen

Das geht schon bei der Einladung los: Wird die per E-Mail versandt, so ist hierfür die geschäftliche E-Mail Adresse zu nutzen. Falls nicht alle Ihre Mitarbeiter eine geschäftliche E-Mail Adresse haben, könnten Sie jetzt auf die Idee kommen, die private E-Mail Adresse für den Versand zu nutzen, schließlich haben Sie die vermutlich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten. Liegt eine entpsrechende Einwilligung des Mitarbeiters vor, steht dem nichts im Wege. Liegt Ihnen keine Einwilligung vor, ist abzuwägen, inwieweit die Einladung zur Weihnachtsfeier der Abwicklung des Anstellungsverhältnisses dient (alles in Ordnung) oder als Werbung (ggf. Verstoß gegen UWG)  interpretiert wird. Hierzu gibt es keine mir bekannten eindeutigen Aussagen, in der Vergangenheit wurde von Gerichten aber bereits die Übersendung einer Rechnung als Werbung ausgelegt.

Nehmen wir einmal an, Ihnen liegt eine entsprechende Einwilligung vor, dann sollten Sie darauf achten, dass diese nicht zu lange “ungenutzt” war. Haben Sie die Einladung beispielsweise in den letzten Jahren immer per Brief verschickt, so kann eine vor vielen Jahren erteilte aber nie in Anspruch genommene Einwilligung unwirksam geworden sein. Hierzu gibt es bereits entsprechende Urteile.

Bitte achten Sie auch darauf, dass der Verteiler nicht einsehbar ist. Nutzen Sie hierfür z. B. Ihre eigene E-Mail Adresse als einzigen Empfänger. Alle weiteren Empfänger setzen Sie in das BCC-Feld. Achtung, wenn Sie versehentlich das CC-Feld nutzen, ist der gesamte Verteilerkreis für jeden Empfänger sichtbar!

…richtig feiern…

Die nächsten verbreiteten Patzer in Sachen Datenschutz lauern auf der Weihnachtsfeier selbst. Häufig ist ein Fotograf unterwegs, der das Fest in Bildern dokumentiert. Grundsätzlich gilt: Wenn nicht nur Fotos größerer Gruppen gemacht werden, haben die teilnehmenden Personen gem. § 22 KunstUrhG ein Recht am eigenen Bild.

Sie sollten auf jeden Fall vor der Veranstaltung (am besten schon in der Einladung) informieren, dass ein Fotograf dabei sein wird und was Sie mit den Bildern im Nachgang vorhaben. Planen Sie eine Veröffentlichung oder Weitergabe der Bilder, müssen die darauf abgebildeten Personen (hierzu zählen übrigens auch Servicekräfte, engagierte Künstler und weitere an der Feier beteiligte) diesem zustimmen. Weisen Sie also bereits in der Einladung auf die Veröffentlichung hin und bitten Sie um Widerspruch, falls jemand nicht einverstanden sein sollte. Im Falle eines Widerspruchs müssen Sie dann entscheiden: Verzichten Sie auf den Fotografen? Sorgen Sie dafür, dass alle Fotos mit Personen, die widersprochen haben, von der Veröffentlichung ausgeschlossen werden? Schließen Sie die Personen, die widersprochen haben von der Weihnachtsfeier aus? Schaffen Sie (bei großen Veranstaltungsorten) Bereiche, in denen nicht fotografiert wird? Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit den Widersprüchen umzugehen.

Unabhängig von Einwilligung oder Widerspruch bezüglich der Veröffentlichung der Fotos sollten Sie Fotos, auf denen einzelne Mitarbeiter sichtbar über die Stränge schlagen, von sich aus nicht veröffentlichen und von diesen Bildern am besten auch das Rohmaterial vernichten.

Auch Jubiläen oder Geburtstage werden gerne auf solchen Feiern verkündet. Hier sollten Sie im Vorfeld unbedingt Rücksprache mit den Betroffenen halten und erläutern, was Sie erzählen möchten. Nicht, dass es zu unangenehmen Überraschungen kommt.

…und richtig mit möglichen Folgen umgehen

So eine Weihnachtsfeier zieht manchmal merkwürdige Folgen nach sich. So kann es passieren, dass z. B. die Ehefrau eines Mitarbeiters in der Personalabteilung anruft und fragt, ob ihr Ehemann tatsächlich erst um 4:30 Uhr die Feier verlassen hat. Abgesehen davon, dass das vermutlich gar nicht so genau nachvollzogen werden könnte, darf diese Information nicht ohne Zustimmung des Ehemanns herausgegeben werden, handelt es sich doch um ein personenbezogenes Datum. Was hingegen völlig problemlos jedermann mitgeteilt werden darf, ist der Zeitpunkt, zu dem die Feier offiziell beendet wurde.

Dieses waren nur vier mögliche Fallen bei der Organisation und Durchführung von Firmenfeiern.

Sprechen Sie mich an, gerne unterstütze ich Sie bei der rechtssicheren Ausgestaltung Ihrer Firmenfeiern.