Datenschutz im Bewerbungsverfahren

Jedes Unternehmen hat irgendwann das Thema “Was mache ich eigentlich mit den Daten von Bewerbern”. Speziell nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens muss hier eine Entscheidung getroffen werden, bzw. gehandelt werden.

Eigentlich ist es ganz einfach: Wie immer bei Themen des Datenschutzes dürfen die Daten ausschließlich zweckgebunden verarbeitet werden und müssen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Zudem sind die Vorgaben der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit zu beachten. Schwieriger wird es, wenn diese Vorgaben im Rahmen der Erstellung eines Datenschutzkonzeptes in konkrete Anweisungen gefast werden müssen.

Grundsätzlich dürfen alle Daten verarbeitet werden, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind. Dazu gehören die Bewerbungsunterlagen, weitere Notizen, die angefertigt wurden und natürlich auch vom Bewerber ausgefüllte Fragebögen, wobei diese Fragebögen nur Fragen enthalten sollten, die auch für die Einstellung relevant sind. Bereits weitere Daten “auf Vorrat” abzufragen (z. B. die Sozialversicherungsnummer oder die Krankenversicherung), ist nicht zulässig.

Nach der Absage an den Bewerber müssen die Daten vollständig gelöscht bzw. die Unterlagen zurückgesandt werden. In der Praxis ist das häufig der erste größere Stolperstein. An welche Stellen wurden die Unterlagen denn weitergeleitet? Wer hat alles Kopien – in Papierform oder im E-Mail Postfach? Sind die Bewerbungen etwa schon im Archiv oder im Backup gelandet? Optimal ist es, die Bewerbungen nicht zu kopieren oder per E-Mail weiterzuleiten sondern nur über eine Bewerberdatenbank zur Einsicht zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall existieren die Unterlagen nur einmal und können effektiv gelöscht werden.

Als Frist zur Löschung hat sich ein Zeitraum zwischen 3 und 6 Monaten bewährt. Diese Frist genügt, um sich gegen Klagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Eine längere Aufbewahrungszeit ist mit dem Datenschutzrecht nicht vereinbar. Möchte man die Möglichkeit haben, später auf den Bewerber zurückgreifen zu können, muss eine Einwilligung zur Aufbewahrung eingeholt werden. Die Einwilligung muss den Hinweis auf das jederzeitige Recht zum Widerruf enthalten.

Für Bewerbungen im Onlineverfahren gilt im Prinzip das Gleiche. Da es sich um ein Telemedium handelt ist das Telemediengesetz (TMG) zu beachten. Der Bewerber sollte daher vorab über Art und Umfang der Verarbeitung seiner Daten informiert werden. Freiwillige Angaben müssen von Pflichtangaben deutlich getrennt werden.

Sprechen Sie mich an: Gerne unterstütze ich Sie bei der Planung und Einführung eines datenschutzkonformen Bewerbermanagements.